? 檔案是對(duì)社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，其客觀的記載了人類歷史中的各個(gè)方面，是人類歷史發(fā)展過程的真實(shí)寫照。檔案由于是真實(shí)的對(duì)歷史進(jìn)行的記載，所以其具有非常重要的保存價(jià)值。而且在檔案形成過程中，人們也加大了對(duì)檔案涉及領(lǐng)域的廣度和深度的拓展，確保其更具系統(tǒng)性和完整性，能夠更好的對(duì)歷史進(jìn)行反映。同時(shí)檔案還具有非常重要的參考和借鑒作用，通過對(duì)檔案所記載的大量信息進(jìn)行分析和篩選，從而為各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)決策提供重要的科學(xué)依據(jù)，確保各項(xiàng)決策的正確性。檔案管理數(shù)字化是充分的在檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)，在國(guó)家檔案部門統(tǒng)一規(guī)劃和駔織下，將現(xiàn)代信息技術(shù)全面在檔案信息資源管理中進(jìn)行慶用，從而加快檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和服務(wù)功能，加快檔案管理的規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和社會(huì)化的實(shí)現(xiàn)。
一、優(yōu)化了檔案隊(duì)伍結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)
在當(dāng)前信息化環(huán)境下，在各行各業(yè)都加快了信息化建設(shè)的進(jìn)程，信息技術(shù)得以在各領(lǐng)域不斷的滲透和拓展，在這種大背景下，檔案行業(yè)也加快了信息化建設(shè)，利用信息化技術(shù)來加快檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于是對(duì)紙質(zhì)載體的檔案進(jìn)行管理，這就導(dǎo)致使用過程中會(huì)對(duì)檔案自身帶來較大的不利影響，不利于檔案的開發(fā)利用。但在檔案數(shù)字化管理模式下，檔案的載體開始向多樣化的發(fā)展，各種磁性介質(zhì)、光盤、照片、錄像帶等都成為檔案的歸檔材料，這些載體在使用過程中不易損壞，相對(duì)于紙質(zhì)載體來講具有較多的優(yōu)勢(shì)。特別是在數(shù)字化管理模式下，有效的促進(jìn)了檔案管理人員對(duì)自身知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新，使其不斷的強(qiáng)化自身的專業(yè)知識(shí)和技能，通過培訓(xùn)來更好的掌握各種新技術(shù)和新方法，從而在檔案數(shù)字化管理工作中能夠更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)各種新技術(shù)的應(yīng)用。在檔案數(shù)字管理規(guī)模下，各檔案部門在吸納人員時(shí)更注重對(duì)吸引具有針對(duì)性的專業(yè)型人才，特別是經(jīng)過檔案專業(yè)系統(tǒng)教育，能夠熟悉掌握計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的人才。同時(shí)檔案部門也加大了培訓(xùn)和再教育的力度，加強(qiáng)了對(duì)檔案數(shù)字化管理需求下人才的培養(yǎng)，使現(xiàn)有檔案管理人員在培訓(xùn)中不斷強(qiáng)化自身的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)字通信技術(shù)進(jìn)行掌握，能夠?qū)﹄娮訖n案管理技能熟練深怕，從而提高檔案管理者的知識(shí)結(jié)構(gòu)，對(duì)改善檔案管理者隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)，確保檔案管理人員整體素質(zhì)的提升。
從這些方面可以充分的看出來，檔案管理數(shù)字化不僅對(duì)檔案隊(duì)伍結(jié)構(gòu)進(jìn)行了優(yōu)化，而且也加快了檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新速度。
二、促進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)應(yīng)用，提高了工作效率
檔案一種豐富的信息資源，它記載著社會(huì)發(fā)展各歷史時(shí)期進(jìn)展的全過程，也信息，匯集著豐富的、大量的各方面的知識(shí)，使檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。數(shù)字化管理如利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解能力不同，對(duì)同一份文件有不同的分類，因此不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷質(zhì)量，給利用工作帶來不便。而利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時(shí)案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率。二是用傳統(tǒng)的文書立卷方法立卷，當(dāng)發(fā)現(xiàn)立卷的文件有遺漏和收集不完成時(shí)，就要拆卷，有要對(duì)卷內(nèi)文件從新排序，卷內(nèi)文件目錄也要重新填寫，重新編號(hào)，重新裝訂。而利用計(jì)算機(jī)立卷發(fā)現(xiàn)文件遺漏時(shí)，插入非常方便，只需修改一下文件的目錄就行了。
三、是人工立卷歸檔時(shí)，經(jīng)常需要對(duì)文件進(jìn)行接邊的切邊，稍不留神，就會(huì)破壞文件全貌甚至切掉重要的批示和領(lǐng)導(dǎo)的簽字。使用計(jì)算機(jī)立卷歸檔、降低了檔案工作人員的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按時(shí)完成歸檔工作，不至于出現(xiàn)文件積壓現(xiàn)象。從而使檔案管理人員從繁重的立卷中解脫出來，集中時(shí)間和精力致力于檔案與信息資源的開發(fā)和利用工作。
四、有效保護(hù)了原紙質(zhì)檔案，改善了利用方式
漫長(zhǎng)的社會(huì)發(fā)展歷史和悠久的檔案存儲(chǔ)歷史，使我國(guó)現(xiàn)存的檔案和書刊，種類眾多，其價(jià)值不可估量，如古老的文化遺產(chǎn)和元朝、明朝、清朝及民國(guó)時(shí)期的珍貴檔案、歷史地圖和其它大量的珍貴歷史文獻(xiàn)。這些古老的珍貴文獻(xiàn)和檔案記載著中華民族燦爛文化與悠久的歷史，必須加以妥善保管，要想方設(shè)法延長(zhǎng)其保存期限。過去的材質(zhì)和現(xiàn)行的紙質(zhì)材料，都難以達(dá)到這一目的，但數(shù)字化管理，如利用計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)對(duì)這些文獻(xiàn)作數(shù)字化處理，制作數(shù)字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起來，便可以有效地延長(zhǎng)原件的保存時(shí)間，以防因長(zhǎng)期翻閱造成字跡模糊或破損，甚至是在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下遭致毀滅性的破壞，達(dá)到了保護(hù)作用。
????在當(dāng)前檔案數(shù)字化管理工作中，在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上形成數(shù)字化副本，這樣就避免了紙質(zhì)檔案孤本的諸多弊端，而且提高了檔案的利用率，一份檔案可以同時(shí)提供給多人進(jìn)行使用。同時(shí)檔案管理的數(shù)字化，可以使檔案使用者不再受制于時(shí)間和空間的限制，可以通過局域網(wǎng)或是廣域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案文件的異地傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案的異地調(diào)閱和利用。檔案使用者只需要通過一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)就可以查閱到自己所需要的檔案信息，進(jìn)一步對(duì)檔案的利用空間進(jìn)行了拓展，而且檔案使用者也不再受掉于時(shí)間的限制，可以隨時(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的利用。
五、使用更加高效，識(shí)別率更高的OCR識(shí)別技術(shù)，OCR現(xiàn)在在國(guó)內(nèi)技術(shù)應(yīng)用龐雜，但是也有在國(guó)內(nèi)外應(yīng)用過程中獲取到一致好評(píng)的，例如北京文通科技，在行業(yè)內(nèi)擁有非常良好的口碑，同時(shí)技術(shù)種類多，團(tuán)隊(duì)強(qiáng)大，售后服務(wù)后，值得合作！
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)不斷發(fā)揮出來，并在實(shí)際工作中取得了較好的成效，但在檔案數(shù)字化管理工作中還存在著一些不完善的地方，所以需要我們充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化的重要意義，在日常工作中不斷加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，在工作中不斷創(chuàng)新，從而利用新技術(shù)和新方法來加快推動(dòng)檔案數(shù)字化的發(fā)展，為檔案信息化建設(shè)奠定了良好的基礎(chǔ)。
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